30 jan
Egy cég életében nagy mérföldkő, amikor vállalatirányítási rendszer bevezetése mellett dönt. Ez egyfajta szervezeti érettséget mutat, a bevezetés után általában jelentős növekedés következik be a cégek életében. A döntés során fontos tényező az ár, de nemcsak ezt az egy szempontot ajánlott figyelembe venni. Tekintsük végig, 2024-ben hogyan épül fel egy vállalatirányítási rendszer összköltsége.
Kevesen tudják, hogy a magyar KKV szektorban az vállalatirányítási rendszerek bevezetésének 36%-a megbukik. Nagyvállalati szektorban ez az arány mindössze 7%! Ennek több oka lehet: a nem megfelelő ár, egy rossz szoftver vagy rossz szállító, de akár szervezeti fejletlenség is megbújhat a hibás bevezetések mögött.
Milyen költségekkel jár egy vállalatirányítási rendszer bevezetése?
A vállalatirányítási rendszer bevezetésnek nemcsak közvetlen költségei vannak. Szükség van a folyamatok felmérésére, dokumentálására, a pontos üzleti igények megfogalmazására, ez pedig tanácsadókat és belső erőforrásokat igényel. Mi azt szoktuk mondani: „Egy vállalatirányítási rendszer rendet nem rendet tesz, hanem rendet követel.”
A szállító kiválasztásakor nemcsak az ár a döntő! Érdemes arra is rákérdezni például, hogy tudnak-e biztosítani szakembert. Ez azért fontos, mert az esetek túlnyomó részében jelentős bevezetési órakeretet lehet ezzel megtakarítani.
Egy vállalatirányítási rendszer bevezetésének fő költségelemei 2024-ben a következők:
- Szoftver licensz vásárlás díja, vagyis maga a vállalatirányítási rendszer ár.
- Egyedi fejlesztések díja, ha van ilyen.
- Szállítónak fizetendő bevezetési és tanácsadási munkadíjak, betanítási és implementálási munkadíjak.
- Bevezetéssel kapcsolatos belső munkaerő bére.
- A vállalatirányítási rendszer bevezetése miatti extra IT költségek: hardver infrastruktúra, a szükséges szoftverek fejlesztése, vásárlása.
Tapasztalatunk szerint nagyon nehéz és bonyolult ajánlatadási fázisban felmérni a valós munkaidő ráfordításokat, ezért érdemes költségkeretekben gondolkodni. Az elhúzódó projektek hátterében legtöbbször a pontos üzleti igények, folyamatok megfogalmazásának hiánya áll.
Fontos figyelni arra, hogy a megbízónál az implementálási folyamatokkal megbízott projektcsapat kellően motivált legyen, és kapjanak elegendő időkeretet a feladatra, így elkerülhető, hogy a meglévő munkájuk elvégzése után tudjanak csak a bevezetéssel foglalkozni.
Egy amerikai felmérés szerint a vállalatirányítási rendszerek bevezetésének 49%-a időben zárult le. 13%-nál előbb élesedett a rendszer, 27%-nál kisebb csúszással, 11%-nál jelentős késéssel tudták használatba venni a rendszerüket a vállalatok.
Hogyan lehet az ajánlatadókat, az árak mentén összehasonlítani?
Ez elég nehéz feladat, hiszen a vállalatirányítási rendszert ajánló cégek más-más modulstruktúrában, más-más funkcionalitással rendelkeznek. Az árak 200 ezertől 15 millió forintig is terjedhetnek 10 fő esetén, amely nem tartalmazza a bevezetési költséget. Íme, néhány támpont, hogy miben különböznek a vállalatirányítási szoftverek. Az alábbiak mind befolyásolják az árat, és ezzel azt is, hogy egy vezető mennyire látja át hosszú távon a cégét.
- A modulok mindenhol megvannak (számlázás, CRM, feladatkezelés, pénzügy, stb.), de ezek használata különbözik, a magasabb áru szoftverek általában több funkcióval bírnak, ezáltal jobban segítik a vezetői döntéseket.
- Az ügyfélszolgálat nem egyenlő a bevezetéssel. A néhány százezer forintos szoftvereknél nem jár „automatikusan” a bevezetés, a kollégák betanítása.
- Jelentős árkülönbséget képez az is, hogy probléma, kérdés esetén az ügyfélszolgálat milyen gyorsan áll rendelkezésre.
Nem minden az ár: ezekre a szempontokkal is érdemes számolni
Fontos, hogy már az ajánlatra kiválasztott szállítók azzal a célpiaccal, esetleg iparági tapasztalattal rendelkezzenek, mint amibe a cég is sorolható, rendkívül fontos, hogy élő referenciákkal rendelkezzen a beszállító.
Ha az üzleti igény jól meg van fogalmazva, akkor arra már fel lehet építeni egy szoftverbemutatóval egybekötött prezentációt. Itt ajánlott kiszórni azt a beszállítót, aki nem tud élő szoftverbemutatót tartani, és csak ppt-n mutatja be a megoldásait.
Az ajánlatkérésnél érdemes kiemelni a cégen belüli „K.O.” kritériumokat, „K.O.” folyamatokat, amiben semmiképpen nem szeretnél kompromisszumot kötni. Ha ezek megtörténtek, akkor kapsz igazán pontos ajánlatot.
Fontos összehasonlítási alap az ügyfélszolgálat és a bevezetés költsége. Olyan céget érdemes választani, ahol biztosítják a bevezetés gyorsaságát, és gyakorlatilag végig fogják a cég kezét bevezetés alatt.
Érdemes rákérdezni az ügyfélszolgálati kapcsolattartásra és háttérre is, hogy elakadás esetén hány napon belül fogják javítani a rendszert vagy teljesíteni a kéréseket. Ez a cégek esetében kardinális kérdés, mert nem állhat le cégnél a munka, mindig a lehető leggyorsabb segítségre lesz szükség.
A legreálisabb döntéshez érdemes segítségül hívni a „teljes költségszámítást” vagyis a TCO-t (Total Cost of Ownership).
A Cégmenedzsernél büszkék vagyunk arra, hogy kimagasló, 91%-os elégedettségi arányt értünk el a felhasználók körében. Ennek oka, hogy csapatunk az országban egyedülálló Akadémiánkkal 3 hónapon belül bevezeti a rendszert, és minden kollégánk számára lehetővé teszi, hogy könnyen és hatékonyan használja azt. A videóportálunkban több mint 300 oktatóvideó található, amelyek segítenek az egyszerűbb elsajátításban.
Az általunk nyújtott szoftverbevezetési folyamat 2018-ban Magyar Minőség Háza Díjat kapott, melyet 100 minőségbiztosítási szakember szavazott meg.
A felelős vállalatvezetők nem csak a bekerülési költségek, árak alapján hozzák meg döntéseiket.
Meg kell határozni azt is, hogy milyen időtávban számoljuk a fenntartási költségeket. Érdemes legalább 5 éves ciklus választani, mert egy vállalat átlagosan 5-10 évente dönt vállalatirányítási rendszer lecserélése mellett.
5 évre vetített költségek a bevezetés után, amiket figyelembe kell venni:
- Havi licenszdíjak
- Követési díjak
- Verziófrissítés díjai
- Support díjak
Fontos, hogy azok az üzleti igények, amelyek jelen vannak a napi működésben, támogatva legyenek. Érdemes megvizsgálni, hogy a vállalat 5-10 éves stratégiai céljait is ki tudja-e majd szolgálni a kiválasztott megoldás. Valamint azt is, hogy a szállító képes-e, alkalmas-e erre a feladatra. Az összes költséget figyelembe véve lehet megalapozott pénzügyi döntést hozni.
A Cégmenedzser 20 éve van jelen egy olyan piacon, ahol havonta jelennek meg és tűnnek el szereplők. Egy szoftverbeszállítóval szemben az egyik legfontosabb elvárás a stabilitás, velünk nem néhány évre, hanem hosszú távra lehet tervezni.
Vállalatirányítási rendszer bevezetése: költség vagy befektetés?
A válaszhoz érdemes ROI számításokat végezni. Egy globális felmérés szerint átlagosan 2,5 év alatt térülnek meg az akár a több millió eurós bevezetések is. A magyar KKV-k esetében ez a szám 18 hónap alatt van.
Ennek fő oka, hogy a vállalatirányítási rendszerek főleg azokat a kulcsfolyamatokat támogatják és teszik hatékonyabbá, melyek munkaerő igényesek. Ha egy cég elkezd valamit mérni, az a tapasztalatok alapján csak a mérések miatt 15%-kal javul.
Néhány példa erre:
Ha egy rendszerben dolgozik mindenki, akkor nem kellenek szigetrendszerek, nincs adat duplikáció, nincs dupla adatrögzítés. Legalább 20-30%-kal javul az adatok hitelessége, nem beszélve az adatrögzítés ráfordításairól.
Amennyiben minden osztály egy rendszerben dolgozik, sokkal hamarabb kialakul egy 360°-os kép az ügyfélről.
- Mi volt az igénye, milyen szempontok alapján választott minket? (CRM)
- Milyen termékeket, szolgáltatásokat rendelt meg nálunk? (kereskedelem, projekt)
- Hogyan alakul a fizetőképessége? (pénzügy)
- Mikor érdemes újra értékesíteni neki? (CRM)
Így teljes körű vevői életciklust számolhatunk, mellyel a marketing büdzsét is pontosabban határozhatjuk meg.
Ha a rendszer alkalmas arra, hogy bizonyos üzleti intelligencia algoritmusokkal jelezze a sales felé, például hogy kivel érdemes újra tárgyalni, milyen előző megállapodások voltak, akkor az értékesítési hatékonyság 20-30%-kal is nőhet, miközben az erőforrások nem változnak.
Tehát érdemes megvizsgálni, hogy melyik területen milyen hatékonyságjavulás várható. Kezdve az adminisztrációs költségektől, a logisztika ráfordítások csökkentésén keresztül az értékesítési volumen és a profit növekedéséig. Ezek természetesen számszerűsíthetők, és viszonylag pontos megtérülést fognak eredményezni.
Ha érdekel egy olyan vállalatirányítási rendszer, amely integrálható a vele összekapcsolható rendszerekkel (webshop, email, stb.), és amellyel átlátod a céged, töltsd le ingyenes demónkat itt, és próbáld ki most, vagy vedd fel velünk a kapcsolatot:
Díjtalan demóverzió kipróbálása
