A vállalkozások számos rendszert alkalmaznak az adatkezeléstől a folyamatirányításig, az ügyfélkapcsolatokig. Különösen három rendszer kiemelkedő: az ERP (vállalatirányítási rendszer), az ügyviteli rendszer és a CRM (ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer). Minden egyes rendszernek megvan a maga specifikus szerepe és előnye. Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogy miben különböznek egymástól ezek a rendszerek, és hogyan működnek együtt a hatékonyabb vállalati ökoszisztéma létrehozásában.

CRM rendszerek: az ügyfélkapcsolatok építőkövei

A CRM, vagyis Customer Relationship Management (ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer), az ügyfelekkel kapcsolatos összes információt és interakciót kezeli, az első kapcsolattól kezdve az értékesítésen át a szolgáltatás utáni támogatásig. A CRM rendszerek segítenek a vállalatoknak jobban megérteni ügyfeleik igényeit, nyomon követni az értékesítési lehetőségeket, elősegíteni az ügyfélszolgálatot és fenntartani az ügyfélkapcsolatokat hosszú távon.

Ügyviteli rendszer: a hétköznapi üzletmenet motorja

Az ügyviteli rendszerek szűkebb értelemben kezelik a vállalat napi szintű adminisztratív és ügyviteli feladatait. Ezek lehetnek számlázó programok, készletkezelők, alapvető pénzügyi és számviteli funkciók, amelyek támogatják a vállalat mindennapi működését. Bár néhány ügyviteli rendszer bővíthető és testre szabható, általában nem rendelkeznek az ERP rendszerek átfogó integrációs és automatizációs képességeivel.

ERP: a komplett megoldás

Az ERP, azaz Enterprise Resource Planning (vállalatirányítási rendszer), egy integrált informatikai megoldás, amely egyesíti a vállalat valamennyi főbb üzleti folyamatát, például a pénzügyeket, a beszerzést, az ellátási láncot, a gyártást, a szolgáltatásokat és az emberi erőforrások kezelését. Az ERP rendszerek célja, hogy központi adatbázis segítségével egységesített nézetet biztosítsanak a vállalati információkról, elősegítve a különböző részlegek közötti adatáramlást és az üzleti döntéshozatalt.

Tehát amíg az ERP rendszerek a vállalati erőforrások és folyamatok hatékony kezelésére fókuszálnak, az ügyviteli rendszerek a napi működését támogatják specifikus feladatokra lebontva. A CRM rendszereket pedig kifejezetten az ügyfélkapcsolatok kezelésére fejlesztették ki, előtérbe helyezve az ügyféladatokat és az ügyfélközpontú interakciókat.

Mi alapján válasszon egy cég?

• Ha a cég életében a fő kihívás a napi adminisztratív feladatok kezelése, a számlázás és az alapvető pénzügyi funkciók, akkor egy ügyviteli rendszer lehet az ideális megoldás.
• Ezzel szemben, ha egy vállalat elsődleges célja az ügyfélkapcsolatok kezelése, az értékesítési ciklusok optimalizálása és a vevői lojalitás növelése, akkor a CRM-rendszerek kínálnak speciális eszközöket.
• Ha komplett rendszerben gondolkodik egy cég, amelyben minden adat egy központi felületen kezelhető, akkor az ERP ajánlott.

A döntés meghozatalakor fontos szempontok közé tartozik a vállalat mérete, iparága, munkafolyamatainak komplexitása, valamint az a képesség, hogy egy rendszer hogyan tudja támogatni a jelenlegi és jövőbeni üzleti célkitűzéseket. Az optimális választás tehát egyensúlyban van a vállalat aktuális szükségleteivel és stratégiai terveivel, melyeket egy alapos igényfelmérés határoz meg.

Hogyan határozza meg a döntést az árbevétel és a létszám?

Az árbevétel és a létszám két alapvető mutató, amelyek jelentősen befolyásolják, hogy egy cég milyen típusú rendszert választ:

Árbevétel:

• Kis árbevétel: A kezdő vagy kisvállalkozások gyakran korlátozott költségvetéssel rendelkeznek, és kezdetben inkább egyszerűbb ügyviteli rendszereket vagy CRM-megoldásokat részesíthetnek előnyben, amelyek specifikus funkciókkal rendelkeznek az értékesítés, az ügyfélkezelés vagy az alapvető pénzügyi feladatok kezelésére.
• Nagyobb árbevétel: A nagyobb árbevétellel rendelkező vállalatok számára érdemes lehet beruházni egy átfogó ERP rendszerbe, amely integrálja az összes üzleti folyamatot és rendelkezik bővített funkcionalitással, amely arányos a vállalat komplexitásával és növekedési igényeivel.

Létszám:

• Kisebb létszám: Kisebb csapatoknál, ahol minden munkatárs több különböző feladatot is ellát, egy egyszerűbb ügyviteli vagy CRM rendszer jobban megfelelhet, mivel ezek kevesebb bevezetési és karbantartási költséggel járnak.
• Nagyobb létszám: Nagyobb létszám esetén, ahol a munkamegosztás és a részlegek közötti összetett folyamatok szükségessé teszik az információk integrált kezelését, az ERP rendszerek kínálhatnak megoldást a komplex vállalati igények kezelésére és az adatáramlás biztosítására.

Kombinált szempontok:

• Árbevétel és létszám arányossága: Egy cégnek meg kell vizsgálnia az árbevétel és a létszám közötti arányt. Például egy kis létszámú, de magas árbevételű vállalatnak más igényei lehetnek, mint egy alacsony árbevételű, de nagy létszámú vállalatnak. Előbbinél egy ERP lehet hasznos a nagy volumenű tranzakciók kezelésére, míg utóbbinál egy CRM lehet fontos a számos ügyfélkapcsolat kezelésére.
• Jövőbeli növekedés: A választásnál figyelembe kell venni a vállalat növekedési potenciálját is. Egy skálázható megoldás, amely képes alkalmazkodni a vállalat növekedéséhez – mind árbevételben, mind létszámban –, hosszú távon költséghatékonyabb lehet.

Összefoglalva, a cég által választott rendszernek összhangban kell lennie az üzleti méretével, pénzügyi lehetőségeivel és munkaerővel. Egy jól megtervezett informatikai infrastruktúra, amely a vállalat valós igényeit tükrözi, elősegíti a vállalat hatékony működését és növekedését.

Egy ERP rendszer kínálhatja a legátfogóbb megoldást, de a vállalat méretétől és szükségleteitől függően az ügyviteli vagy CRM rendszerek kisebb méretű vagy speciálisabb megoldást nyújthatnak. A lényeg, hogy mindegyik rendszer értéket képvisel, és a cél az, hogy harmonikusan működjenek együtt a vállalat céljainak elérése érdekében.

Ha szeretnéd közelebbről megismerni a Cégmenedzser díjnyertes ERP rendszerét, csak kattints a gombra, és töltsd le a demónkat.

Kipróbálom a szoftvert

Nemrég robbant a hír, hogy a csúcscégvezetők ma már a tengerparton írják alá a szerződéseiket. Az elektronikus aláírások korában ennek nem is lehet akadálya. Az Essexi Egyetem kutatói eközben azt is megállapították, hogy a szabadban végzett munka javítja a hangulatunkat, önbecsülésünket. Ami tudjuk, hogy jót tesz a vezetőknél tapasztalható stressznek. Azonban ahhoz, hogy kiszakadj néha az irodából, és a kertedben, szabadban dolgozz, olyan eszközre van szükséged, amelyen átlátod a céged, akár egy mobilon vagy egy okosórán.

Ismered Gábort?

Ha ő nem is, a története biztosan ismerős lesz. Íme:

Gábor egy fővárosi építőipari cég vezetője. 4 területi képviselője járja az országot, naponta 7 céget kell meglátogatniuk képviselőnként. Cége tervezőkkel és projekteket látogató értékesítővel is rendelkezik. Gábor azonban ma már kizárólag a cég fejlesztésén dolgozik, és szinte csak sajtó- és protokoll feladatokat lát el. Hogyan csinálja mindezt?

Kevesebb munkával nagyobb profit?

Gábor titka, hogy kizárólag számokból dönt.

1. Nézi a marketing számait. Ha például elegen vannak a honlapján, akkor tudja, hogy sokan érdeklődnek irántunk. Ha a honlapra érkezők megnézik az áruházakat, hogy hol kaphatóak a termékeik, akkor már tudja a statisztikákból, hogy abból hány százalék fog vásárolni. Ergo: ha kevesen járnak a honlapon, tudja, hogy meg kell nyomnia a marketinget.

2. Nézi az értékesítési mutatókat. 4 területi képviselőjük naponta ad adatokat, így látja a kiment árajánlatok és a megrendelések számát, és még sok minden mást is.

3. Nézi a projektek nyereség mutatókat. Náluk ez nagyon fontos, hiszen folyamatosan tendereznek, győzniük kell, de profitot nem veszíthetnek.

4. Nézi a hatékonysági mutatókat. Bármely napszakban látja, hogy melyik kollégája min dolgozik.

Gábor rendszeresen jár Ázsiába, de onnan is tökéletesen átlátja a marketing és egyéb eredményeit. Ez az alapja annak, hogy biztonságban és stressz nélkül vezesse a cégét.

 Szeretnél te is olyan sikeres lenni mint Gábor?

Ehhez csak annyit kell tenned, hogy letöltöd a Cégmenedzser Vállalatirányítási Rendszerének díjtalan demo verzióját: