Kishalmi Tibor, a PROFIMA 2001 Kft. és a Royal-Kert Kft. ügyvezetője osztotta meg velünk cégük digitalizációjának történetét.
Hogyan kezdődött a Ti digitalizációs történetetek?
Mint a legtöbb cég esetében, kezdetben nekünk is egy készletkezelő programunk volt, amiből számláztunk is, a többi adatot pedig Excelben kezeltük.
Ez utóbbiban rengeteg mindent tartottunk nyilván, például a bejövő számlákat, a járműveket és a hozzájuk köthető üzemanyagfogyasztást, a munkaidőket és a szabadságokat, a házipénztár egyenlegét, valamint itt gyűjtöttük össze a vezetői információkat is. Hosszú évekig formálódott, a végén már több mint 20 munkalapból állt.
Ez egy darabig jól működő megoldás volt, viszont ahogy növekedtünk, elértük azokat a határokat, mikor már nem lehetett tovább bonyolítani, mert teljesen átláthatatlanná vált volna.
2015 körül érett meg bennünk a gondolat, hogy szükségünk van egy komplex vállalatirányítási rendszerre.
,,Kellett egy integrált megoldás, ahol egyszeri adatbevitellel, egyszerűen lehet a napi ügyvitelt kezelni."
Két alternatívában gondolkoztunk, az egyik ötlet az volt, hogy vegyünk egy dobozos rendszert, a másik, hogy csináltassunk egy teljesen egyedi szoftvert, amely teljes mértékben ránk van szabva.
Ekkor még nem volt kellő gyakorlatunk ezen a téren, de szimpatikusnak tűnt ez a lehetőség.
Utólag már bánom, hogy így döntöttünk, mert annak ellenére, hogy messzemenőkig próbáltak megfelelni az igényeinknek, sajnos nélkülözhetetlen, alapvető kérdésekre nem tudtak megoldással szolgálni.
Akkor úgy fogalmaztam ezt meg magamban, hogy olyan volt ez, mint „mosógép tetején teknőben mosni”. Olyan kompromisszumokat kellett kötnünk, amik értelmetlenné tették az egész rendszer használatát.
Két évig küszködtünk, de végül elengedtük. Elpocsékoltunk két évet és egy csomó pénzt, majd kezdhettük elölről az egészet.
Ezután született a döntés, csak magunknak lefejlesztetünk egy teljesen saját programot. Van egy magyar cég, amelyik úgy hirdeti magát a piacon, hogy „nem dobozos vállalatirányítási megoldást” nyújtanak, hanem A-től Z-ig megalkotják úgy a szoftvert, ahogy mi akarjuk. Erre elment újabb 3 évünk, míg kitartóan próbáltuk megvalósítani az elképzeléseinket, de ennek is kudarc lett a vége.
Ez a két előzménye volt annak, hogy végül egy olyan készen működő rendszert választottunk, amihez megpróbálunk mi is alkalmazkodni.
Utólag nézve nincs bennem tüske, úgy gondolom, a lehetőségekhez mérten a korábbi rendszereinket fejlesztő cégek megpróbálták megvalósítani az igényeinket. Talán az kellett, hogy bennünk is megérjen az a fajta szemléletmód, hogy hajlandóak legyünk alakítani a folyamatainkon, hogy azok leképezhetőek legyenek szoftveresen.
Hogyan találkoztatok a Cégmenedzserrel?
Ha jól emlékszem, 5-6 évvel ezelőtt voltam egy szakmai konferencián, ahol kiállítottak, és mivel épp saját szoftverfejlesztésben voltunk, érdekelt, mások hogy csinálják ezt. Az egyik szünetben odamentem beszélgetni a standhoz, és megmutatták a rendszerüket, ami már akkor is tetszett, de mivel épp a saját szoftverünkön dolgoztunk, ezért akkor nem volt aktuális, így elköszöntünk egymástól.
Mikor évekkel később a második zátonyra futott fejlesztésünk után voltunk, eszembe ötlött ez a találkozás. A probléma az volt, hogy hiába próbáltam visszakeresni a katalógusokat, sehogy sem jutott eszembe a program neve, az interneten is kutattam, de elvesztem a temérdek megoldás között.
Már épp kezdtem feladni a reményt, amikor megcsörrent a telefon és bejelentkezett a Cégmenedzser egyik értékesítő kollégája, hogy az ügyfélkapcsolati rendszerük alapján 5 éve beszéltünk, és érdeklődik, hogy aktuális lehet-e a program.
Ilyenek a véletlenek. A legnagyobb bajban, amikor majdnem feladtam, akkor megcsörrent a telefonom. A korábbi tapasztalatokkal felvértezve aztán elhatároztuk, hogy nem vállalunk ismét rizikót és szerencsére sikerült is megfelelő módon bevezetni a programot a kitűzött határidőre!
,,Én már a kezdet kezdetén megfogalmaztam, miket szerettem volna egy rendszerben látni. Mikor ránéztem erre szoftverre, rájöttem, ezt mind tudja."
Ráadásul integrált módon, nem külső megoldásokkal összekapcsolva. Az is szimpatikus volt, hogy az értékesítő elmondta, hogy bizonyos keretek között ránk lesz igazítva a rendszer, de nem ígérte túl a dolgot, a korábbiakból okulva már nem is hittem volna ezt el.
Tehát kialakult bennem egy első ránézésre szimpatikus kép, ami szerint már van egy kész rendszer, ami mögött egy komoly csapat áll, akik segíteni fognak minket, szóval minden adott volt ahhoz, hogy belevágjunk.
Hogy éltétek meg a program bevezetését?
Nagy energia-ráfordítás volt a program bevezetése, de nincs ezzel gond, aki egy ilyen rendszerben gondolkodik, az tudja jól, hogy ez nem megy egyik napról a másikra.
Aki ennek az ellenkezőjét gondolja, az nem látja át egy ilyen összetett program bevezetésének a lényegét. Én fel voltam arra készülve, hogy ezzel rengeteget kell foglalkozni, ezért előre bele is kalkuláltam a cég működésébe több hónapon keresztül. Részletesen ki volt dolgozva a két cég közötti együttműködés, hogy hogyan fogunk tudni a lehető leghatékonyabban összedolgozni.
Ne higgye senki, hogy ezt meg lehet úszni. Nekünk nagy szerencsénk volt, mivel a saját embereink az előző két kudarc ellenére támogatólag léptek fel. Szervezeti szinten úgy gondolták, hogy ez a mindennapi munkájukat segíteni fogja, és nem úgy tekintettek rá, mintha a nagyfőnök újabb ellenőrzési hóbortjáról lenne szó.
A Cégmenedzser pedig tényleg mindenben igazodott hozzánk és együttműködött velünk.
Elégedett voltál a projekt alakulásával?
Utólag nézve is jó emlékeim vannak róla. A projektmenedzserünkkel, Gabival értelmes párbeszédeket lehetett folytatni, nem az elképzeléseinket próbálta gátolni, hanem próbált minket megérteni.
Látszott rajta, hogy nagy rutinja van ebben a dologban, és állhatatos módon próbált minden helyzetre megoldást kínálni nekünk. Úgy éreztük, hogy az Ő személyén keresztül a Cégmenedzsernél tényleg azon dolgoznak, hogy számunkra a lehető legjobb megoldást nyújtsák. Ütemezetten, tempósan és láthatóan haladtunk előre. Összességében nagyon pozitív volt a hozzáállásuk, úgy érzem egy hasznos együttműködés volt.
Hogy viszonyultak a kollégák az új programhoz?
Azt gondolom, hogy a legfontosabb előre tisztázni a legfelső vezetői szinten az emberekkel, hogy mi ez és miért jó. Fontos, hogy megértésék, hogy egy ilyen szoftver nem az ellenőrzés és a számonkérés miatt kerül bevezetésre, hanem hogy a munkájukat segítse, támogassa.
Ezáltal hatékonyabbá tegye őket, és a hatékonyságukon keresztül a cég eredményességét és átláthatóságát is jelentős mértékben növelje. Úgy gondolom, hogy nem találnék a cégen belül olyan embert, akinek hátránya származna abból, hogy használjuk ezt a rendszert.
Használtátok a Cégmenedzser Akadémia videós anyagait?
Igen, én magamon teszteltem, és tényleg meggyőződtem arról, hogy ezek nagyon jól átgondolt és érthetően kommunikált anyagok, amik alkalmasak arra, hogy el lehessen sajátítani belőlük a program használatát. A videók alatti kommentekben mások is azt emelték ki, hogy rövid, tömör és jól átgondolt anyagok. A kollégáim is hamar rájöttek, hogy tudnak belőle tanulni.
Mi úgy mentünk már a konzultációkra, hogy előre megnéztük az adott témával kapcsolatos videókat, így nem kellett mindent az alapoktól kezdeni, hanem már rögtön a saját működésünkkel kapcsolatos kérdésekkel tudtunk foglalkozni.
Miben léptetek előre az új rendszer bevezetésével?
Úgy gondolom, egy ilyen rendszer bevezetésének az igazi előnyei hosszú távon jönnek ki, mikor már több hónapnyi, évnyi adat összegyűlik, amikből aztán hasznos következtetéseket lehet levonni. A korábbiakhoz képest teljesen más távlatok nyílnak a céges folyamataink utánkövetésében, ehhez viszont időre és tapasztalatra lesz szükség.
Amire már rövid távon is nagyon jó hatással van, az az ügyfélkapcsolatok.
Kereskedőcég lévén az értékesítési folyamatok nyomon követésében nagyot léptünk előre, hisz korábban addig volt fókusz egy-egy ajánlaton, míg kiadtuk őket, a döntés viszont bizonyos esetekben akár évekig is elhúzódhat. Az időközben feledésbe merülő érdeklődések 50-60%-át is elveszíthetnénk, ha nem követnénk után az ajánlatokat, de a rendszernek hála már nem leszünk papírfecnikre utalva. Tehát összességében úgy gondolom, hogy a cégen belüli átláthatóság nagyon sokat javult, és nagyon komoly előnyöket fog ez számunkra jelenteni.
Ha szeretnéd megnézni, a Cégmenedzser milyen megoldásokkal tudja segíteni a Te cégedet, akkor nézd meg iparágspecifikus bemutató anyagainkat!
Ha érdekel, hogy a Cégmenedzser milyen megoldásokkal tudja segíteni a cégedet, akkor próbáld ki a demónkat vagy kérj kötelezettségektől mentes ajánlatot!
Alapadatok
- Ügyfél
PROFIMA 2001 Kft. és a Royal-Kert Kft.
- Kedvenc funkciók
- Dokumentumtár
- Raktárkezelő
- CRM
- Számlázás
- Cégméret
Cégcsoport szinten több,
mint 1 Mrd Ft
30-35 fő
Cégmenedzser Café
Próbáld ki a szoftvert díjmentesen